Resolución de problemas a través de Toyota Lean Management

Albert Einstein escribió una vez: "No podemos resolver nuestros problemas con el mismo pensamiento que usamos cuando los creamos". En pocas palabras, encontrar soluciones creativas e innovadoras a los problemas a menudo requiere que mires el problema con una nueva perspectiva. Como hemos comentado en anteriores entradas del blog de Toyota Lean Management, reconocer y reducir el desperdicio es fundamental para aumentar la eficiencia, reducir los costes y mejorar el rendimiento. Sin embargo, para realizar estas mejoras y ver cambios positivos en el retorno de la inversión, un paso clave es reconocer dónde existen problemas y trabajar para resolverlos.

Para reconocer y resolver estos problemas, a menudo es útil verlos con una lente diferente para llegar a una nueva conclusión. Los 8 pasos de Toyota para la resolución de problemas actúan como la lente que le permite ver diferentes aspectos de su operación desde una nueva perspectiva.

Tenga en cuenta estos ocho pasos cuando comience el camino hacia la mejora continua.

1. Aclarar el problema

El primer paso para resolver un problema es darse cuenta de que existe. Puedes definir un problema haciéndote las siguientes preguntas:

• ¿Mi proceso actual se desvía de la norma?
• ¿Hay una brecha en mi proceso actual entre lo que estoy tratando de lograr y lo que estoy logrando?
• ¿Se satisfacen las necesidades de mis clientes con mi proceso actual?

Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es no, entonces sabes que tienes un problema que podría mejorarse.

2. Desglosa el problema

Ahora que has verificado el problema, puedes empezar a dividirlo en partes más pequeñas y detalladas. Puede ser útil analizar las diferentes entradas y salidas de su proceso para que pueda ver de manera efectiva dónde está colocando actualmente sus esfuerzos. No muerdas más de lo que puedas masticar. Es mucho más fácil manejar y resolver problemas más pequeños en lugar de atacar un problema grande con poca dirección.

3. Establece un objetivo

El tercer paso tiene que ver con el compromiso y la constancia. Ahora que has desglosado el problema, ¿cómo vas a resolverlo? ¿Cómo va a cumplir con su nueva fecha límite y cuánto tiempo tardará en completarse? Asigne el tiempo adecuado a cada actividad para asegurarse de que está prestando suficiente atención a cada aspecto del proyecto.

4. Analiza la causa raíz

El análisis de la causa raíz le permite identificar cada uno de los factores que causaron un problema en primer lugar. A veces hay más de una causa, y es importante tener en cuenta cada una de ellas a medida que se trabaja para abordar el problema.

5. Desarrollar contramedidas

Establecer la causa raíz es solo la mitad de la batalla. Ahora, debe desarrollar contramedidas para cada una de esas causas raíz para evitar que vuelvan a ocurrir los mismos problemas.

6. Implementar contramedidas

Ahora que ha establecido sus contramedidas, es hora de ponerlas en acción. Es posible que desee buscar ideas de otros miembros del equipo para asegurarse de que no se está saltando ningún paso. Además, puede ser útil realizar un seguimiento de la eficacia de cada contramedida a lo largo del camino y hacer ajustes cuando sea necesario.

7. Evaluar los resultados y el proceso

El séptimo paso consiste en implementar un sistema para revisar y evaluar cómo está funcionando su nuevo proceso. Las contramedidas fracasarán, pero es importante desarrollar un sistema eficaz que siempre busque áreas de mejora para alcanzar el resultado deseado.

8. Estandarizar procesos exitosos

Después de recibir resultados exitosos de su evaluación anterior, es hora de estandarizar el proceso dentro de su equipo y toda la organización. A medida que avanza en el proceso de estandarización, siga buscando posibles problemas no resueltos que haya pasado por alto la primera vez.

Recuerde, el camino para establecer una organización ajustada no se detiene una vez que mejora algunos procesos. Lean no se trata solo de identificar dónde puede mejorar; Se trata de inculcar una cultura de respeto y desarrollarse para crear un lugar de trabajo en el que sus asociados disfruten trabajando. Alcanzar los objetivos empresariales y los procesos más ágiles requiere dedicación y trabajo en equipo por parte de todos los miembros de la organización. Fomente la comunicación abierta y empodere a sus empleados para que le informen sobre los problemas cuando se detecten.